CASO PRÁTICO

Serviços adaptados a todas as necessidades, mesmo em tempos difíceis

Com 90% dos colaboradores da Outotec em teletrabalho, a ISS adaptou os seus serviços de forma ágil para garantir que vão de encontro às necessidades desta nova situação. Os almoços já podem ser entregues em casa dos colaboradores, alguns espaços do escritório encerraram para reduzir o consumo de energia, e a limpeza dos que continuam abertos foi intensificada.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

COVID-19

rápida resposta

90

%

de teletrabalho

60

%

de redução do espaço de escritório

A colaboração entre a Outotec e a ISS, que dura há mais de dez anos, atingiu o ponto em que o Director de Facility & Premises Services da Outotec, Erkko Malinen, e o Account Director da ISS, Anssi Kuosmanen, já não necessitam de manter reuniões formais. Em vez disso, reúnem-se para tomar um café no escritório de Espoo da Outotec, onde Anssi também trabalha muitas vezes.  

“O número de reuniões formais diminuiu significativamente, pois durante a semana de trabalho acabamos por nos reunir naturalmente e, além disso, mantemos o contacto diário,” explica Erkko.  

Apesar das circunstâncias sem precedentes que o mundo está a viver, este contacto diário continuou mais ou menos como o normal. Os serviços foram alterados para ir de encontro às atuais necessidades da Outotec e ambas as empresas estão prontas para reagir rapidamente à evolução de novas situações.  

“Foi realmente louvável a forma ágil como decorreu o processo de adaptação dos serviços que a ISS presta nestes tempos excecionais,” afirma Erkko.

"A nossa extraordinária colaboração com a ISS garante que estamos bem preparados para qualquer mudança.”

Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services da Outotec
Uma experiência saborosa 

A relação entre a Outotec e a ISS dura há muitos anos. Embora as duas empresas trabalhem juntas diretamente desde 2010, antes disso a Outotec tinha adquirido serviços da ISS indiretamente, através do campus de Outokumpu. A colaboração foi-se expandindo gradualmente e, atualmente, a ISS presta serviços nos escritórios de Lappeenranta, Espoo e Outokumpu. Estes serviços incluem serviços de receção, limpeza, manutenção e remodelação, designados por Erkko e Anssi como serviços gerais.  

“Uma das últimas novidades é a gestão energética, que foi adotada em algumas das nossas instalações,” refere Anssi.  

Além da gestão energética, outro aumento assinalável à gama de serviços foram os serviços de restaurante no escritório de Espoo.  

“Colaborámos no trabalho de remodelação e acabámos por abrir o restaurante em 2020. O restaurante constitui um elemento substancial da experiência do cliente, conquistando um lugar na sua vida todos os dias, a cada refeição,” diz Anssi.  

“Constitui também uma parte deliciosa da experiência do cliente. O escritório situa-se em frente ao centro comercial Iso Omena, por isso a localização é desafiante, com bastante concorrência para o restaurante. No entanto, o feedback tem sido muito positivo, com bons resultados no inquérito de satisfação (satisfeito ou não satisfeito),” acrescenta Erkko.  

O restaurante também possui máquinas automáticas, o que permite aos colaboradores comprar alguma coisa para comer ou beber a qualquer hora do dia.  

“As máquinas automáticas funcionaram bem no restaurante, que está aberto apenas para colaboradores, pois traz alguma flexibilidade às vidas dos mesmos,” explica Anssi.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Almoços entregues em casa 

Quando ocorreu a transição para as atuais circunstâncias, o restaurante conseguiu reagir imediatamente, garantindo a estabilidade do fornecimento de refeições. O serviço passou inicialmente de um regime de buffet para refeições divididas já em porções, com um serviço criado para evitar o contacto. Quando cerca de 90% dos colaboradores dos escritórios passou para o teletrabalho, o Diretor do Restaurante da ISS, Osku Toivanen, desenvolveu um serviço que ajuda os colaboradores da Outotec a encomendar os seus almoços para lhes serem entregues em casa. 

“Todos os dias, entregamos cerca de 50 almoços em casa dos colaboradores da Outotec,” explica Anssi.  

“Ficámos muito surpreendidos pela forma como a transição para o teletrabalho decorreu para a maioria dos colaboradores. Emprestámos aos colaboradores cadeiras de secretária e monitores, para que pudessem trabalhar ergonomicamente a partir das suas casas. Os almoços entregues em casa também os ajudam a trabalhar de forma tranquila ao longo do dia,” afirma Erkko.  

Flexibilidade é um ativo importante 

Além das soluções inovadoras nos serviços de restauração, a limpeza também foi intensificada e, do mesmo modo, os serviços de receção estão a ser geridos com menos colaboradores. Como há muito menos colaboradores presentes no local do que o normal, alguns dos espaços nos escritórios foram totalmente encerrados. 

“Encerrámos 60% dos espaços dos nossos escritórios, o que reduziu significativamente o consumo de energia do imóvel,” afirma Erkko.  

“Com a nova distribuição de equipas, reorganizamos o nosso trabalho e estamos neste momento a realizar tarefas que normalmente seriam agendadas para o final do verão, como a limpeza das janelas. Embora o nível de utilização dos edifícios esteja mais reduzido, as tarefas de manutenção têm de continuar a ser realizadas e as instalações a ser mantidas limpas e seguras,” explica Anssi.  

Para Erkko, a oportunidade de adaptar o serviço global para responder às necessidades em transformação tem sido particularmente importante nesta situação sem precedentes. Assim que a situação começar a voltar ao normal, ambas as empresas terão de reanalisar o serviço e decidir o que é necessário. Anssi e Erkko já começaram a ponderar se o teletrabalho veio para fazer parte do trabalho de um escritório normal.  

“Só o tempo dirá. A nossa extraordinária colaboração com a ISS garante que estamos bem preparados para a mudança,” resume Erkko.  

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